Klachtenreglement De Nieuwe Arts
Opgesteld door: Klachtenfunctionaris
Datum laatste versie: 5 augustus 2025
Inleiding
U mag erop vertrouwen dat wij als arbodienstverlener ons werk met zorg en professionaliteit uitvoeren. Bent u toch niet tevreden over onze begeleiding of de manier waarop wij met u omgaan, dan horen wij dat graag. Uw feedback helpt ons om onze dienstverlening verder te verbeteren — voor uzelf, andere cliënten en onze medewerkers.
Wij geloven dat een goed gesprek vaak de sleutel is tot een oplossing. Daarom gaan we graag met u in gesprek, met de betrokken medewerker of, als u dat prettiger vindt, met een andere collega van DNA. Wij maken hier graag tijd voor vrij.
Als een persoonlijk gesprek of bemiddeling geen oplossing biedt, wordt de klacht verder afgehandeld volgens de klachtenprocedure.
Een officiële klacht indienen
Een officiële klacht dient u in via het e-mailadres: klachten@denieuwearts.nl. Wanneer dit niet mogelijk is, kan het ook schriftelijk: t.a.v. de klachtenfunctionaris, Van Boshuizenstraat 12, 1083BA Amsterdam.
Wij verzoeken u vriendelijk om de volgende gegevens te vermelden:
- Naam
- Adres
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Werkgever/bedrijf
- De naam van de medewerker van De Nieuwe Arts die betrokken is bij de klacht
- Omschrijving van de klacht
- Op welk resultaat u hoopt door deze klacht in te dienen
Uitzonderingen op de klachtenregeling
Niet alle klachten vallen onder de klachtenregeling. De volgende situaties vormen een uitzondering:
- Medisch advies of second opinion: Heeft u een klacht over het advies van de (bedrijfs)arts of over een second opinion? Neem dan rechtstreeks contact op met uw vaste contactpersoon binnen DNA. Dit valt buiten de reikwijdte van deze klachtenregeling.
- Vragen over facturatie: Voor vragen of opmerkingen over facturen kunt u eveneens terecht bij uw contactpersoon bij DNA.
- Klachten ouder dan een jaar: Klachten die betrekking hebben op gebeurtenissen die meer dan een jaar geleden plaatsvonden, hoeft DNA wettelijk gezien niet in behandeling te nemen.
- Klachten over persoonsgegevens: Klachten over persoonsgegevens vallen onder ons privacybeleid. Hiervoor geldt een ander proces. Lees meer hierover in ons privacyreglement en in de privacyverklaring cliënt.
Voorwaarden klachtenregeling en afhandeling
Wat verstaan we onder een klacht?
Een klacht is een uiting van ontevredenheid over onze dienstverlening of het handelen (of nalaten) van onze medewerkers, die niet direct opgelost kan worden na een toelichting of aanpassing.
Bijstand van een deskundige:
De klager mag zich laten bijstaan door zelfgekozen experts. Deze kosten zijn voor eigen rekening.
Registratie van klachten:
Elke mondelinge of schriftelijke klacht wordt vastgelegd in een register met vermelding van herkomst, samenvatting en datum van ontvangst.
Rol van de klachtenfunctionaris:
Bij DNA vinden we een zorgvuldige behandeling van klachten belangrijk. Daarom hebben wij een klachtenfunctionaris aangesteld die het proces begeleidt en verantwoordelijk is voor:
- Het registreren van klachten
- Het bewaken van de juiste procedure
- Het coördineren van de afhandeling
Bij de behandeling van een klacht hanteren we een transparante aanpak. De klachtenfunctionaris wijst een verantwoordelijke aan voor de inhoudelijke afhandeling. Deze persoon verzamelt relevante feiten, spreekt indien gewenst met alle betrokkenen, en documenteert gesprekken. Wordt er een oplossing bereikt, dan wordt deze schriftelijk vastgelegd, teruggekoppeld aan de klachtenfunctionaris en opgenomen in het register. Indien nodig volgen passende vervolgstappen.
Reactietermijn:
Binnen zes weken ontvangt de klager een schriftelijke terugkoppeling met de beslissing en eventueel te nemen maatregelen. In complexe gevallen kan dit oplopen tot tien weken.
Geschillencommissie:
Als de klager het niet eens is met de uitkomst, kan hij/zij binnen een maand een geschilprocedure starten bij de geschillencommissie.
Nog vragen?
Voor vragen over de klachtenprocedure kunt u contact opnemen met de klachtenfunctionaris via klachten@denieuwearts.nl.
